האם יש לך כזאת רשימה, כמו שלי?
רשימת משימות אינסופית כזאת, שמונחת לך מול העיניים, בפתקים נדבקים, ביומן, בשולחן העבודה או בתזכורות בפלאפון? רשימה ארוכה של משימות שמחכות לך כבר מעל שבוע?
לדבר עם… לחזור ל… לפרסם ב… לבטל מנוי… לכתוב מסר… להזמין… לאסוף משובים… לתזכר לקוחות… לסדר את הלו"ז…
"אם יש לך רשימה את במצב טוב", אמרה לי חברה. "אני עוד בשלב שלפני הרשימה, וכל המשימות מתעופפות לי בראש בלי הפוגה יומם ולילה".
אז כן, יש לי רשימה. ותאמיני לי, היא מלחיצה אותי ברמות. מה יכול להיות מלחיץ ברשימה תמימה ומתוקה של משימות טבעיות שהן חלק מהחיים העסקיים השוטפים?
אני אסביר: אם המשימות ברשימה היו קלילות כאלו, כיפיות ונחמדות, הן בכלל לא היו נכנסות לרשימה! הן היו כבר נעשות מזמן, ושלום על ישראל. עצם הימצאותה של משימה ברשימה כבר מעידה עליה כי היא משימה סבוכה, קשה עד בלתי אפשרית.
לכן החלטתי שנטפל בה היום ביחד.
כמאמנת עסקית, אני זוכה ללוות נשים מדהימות שהרימו עסק ייחודי ומרגש, במטרה להתבסס כעצמאיות גם בפן העסקי של שיווק ומכירות וגם בפן המנטלי של ניהול העסק – שמי שמכירה יודעת כמה הוא קשה ומורכב – וכמה משימות קטנות וצעדים עקביים נדרשים עד שמרימים את כל פרויקט עסקי לאויר.
לכן נסקור כאן את הגישה למשימות, לרשימות, ולדחיינות, וניתן כלים להתמודד עם המשימות המעצבנות ולהשאיר אנרגיה לדברים שבאמת חשובים לנו.
נקודת מוצא: כן, זה מי שאנחנו: גם אמהות, גם נשים, גם עובדות, ועושות הכל בו זמנית, חיות במציאות לא אפשרית כמעט. לא באמת אפשר לחלק את התפקידים שלנו, או להוריד כובע אחד לגמרי. איזון מוחלט הוא מושג בלתי מושג, בחיים אנחנו מלהטטות בין התפקידים, ובלי קשר לתוצאות מגיע לנו כל הכבוד על עצם ההתמודדות.
לעיתים קרובות אני שומעת נשים קושרות לעצמן כתרים מגוונים ולא ממש בצדק: דחיינית, עצלנית, חמקנית, רשלנית כרונית….
ואז אני ממש מתקוממת, מה זה הזלזול הזה? מה זו השפה המעליבה הזאת? זה לא מגיע לנו. אנחנו לא ראויות לזה. אנחנו ראויות ליחס מכבד והולם אחרי כל העבודה הקשה הזאת שאנחנו עושות.
כתוב בפרקי אבות יסוד עמוק: ”ואל תהי רשע בפני עצמך". ברגע שבן אדם מגדיר את עצמו, בכל הגדרה שהיא, זה גורם לסט שלם של דפוסי התנהגות שנובעים מההגדרה העצמית הזאת. זוהי נבואה שמגשימה את עצמה, ויוצרת בתת מודע משיכה להוכיח שהיא נכונה.
לכן כשאני אומרת, "אני דחיינית" – זה נכנס למקום של הגדרה עצמית ולא משהו זמני, זה נהיה חלק ממני, מחליש אותי, וגורם לי בפעם הבאה לכישלון נוסף. כאשר אשה מכתירה את עצמה בשלל תארים לא מחמיאים, הדבר מאט את קצב ההתנהלות שלה, גורם לה להסס ברגע האמת, ובפועל להיכשל שוב ושוב בביצוע המשימות. מה שמחזק את העמדה השלילית.
מה הגורם העמוק יותר לדחיינות? את לא ”סתם דחיינית”. יש לזה סיבה. אני לא יודעת מה הסיבה, אבל היא קיימת. לפעמים תורשה, נתוני אישיות, חינוך ותפיסות מוקדמות על עצמך. מניסיוני, אם נבין שיש סיבה עמוקה לדחינות, היא לא סתם – נקבל את עצמנו יותר, נגיע בחמלה עצמית והכלה, ”יש במשימה הזו משהו שמרתיע או מפחיד אותי” – זה בלבד גורם להוריד את המתח סביב המשימה, מעלה את הסיכוי שבפעם הבאה נדחה פחות ונקבל תוצאות יותר טובות.
אז תכלס, מה עושים עם הרשימה הזאת ששמנו לנו מול העיניים? מה נעשה עם המשימות שלא ביצענו ”מיד”?
יש לנו ציפייה מעצמנו – לעשות הכל מיד. אבל רגע – האם היא הגיונית? האם את כרגע יכולה גם להזמין תורים, גם לדבר עם לקוחות וגם להכין שבת? תיאורטית אולי כן, מעשית את מפסידה את החוויה של החיים, את לא נוכחת בכאן ועכשיו, את לא פה ולא שם.
לכן נחלק את כל המשימות ל-3 חלקים:
1. משימה אפשרית – אל תהססי לדחות הכל! לדחות לזמן הגיוני שמרגיש לך מתאים, ויאפשר לך לטפל במשימה ברוגע.
כל משימה צריכה לקבל דדליין. ותני לה את הדדליין הכי רחוק מבחינתך. אם זה לענות למייל, פגישות, שיחות, תכתבי שתעני עוד יומיים, בתחילת שבוע הבא. הכי טוב לקבוע זמן מסוים ולהכניס ליומן פיזי או יומן גוגל, ועוד יותר טוב זה לתאם עם מישהו אחר ולהתחייב לו.
מה שאת יכולה לדחות, תדחי. מה שאת רוצה לבטל, תבטלי. תהפכי את החיים שלך ליותר איכותיים, יותר איטיים, תחווי כל רגע ותהיי נוכחת בזמן. ממילא תחיי באיכות חיים ותרוויחי יותר.
2. משימה מורכבת – שבי עם חברה, מנטורית או או מאמנת מקצועית, ונסי להבין מה תוקע אותך במשימה הזאת. מה חוזר על עצמו עם המשימות האלו דווקא? תכירי את דפוסי ההתנהגות שלך ותמצאי פתרון: להעביר לאחרים, לעשות תוך כדי / לתכנן מראש, לעשות רשימות אפקטיביות בפלאפון או מקום שנגיש וזמין לך, לתת אומדן זמן, לשתף אחרים שאת בתקופת עומס ושיתחשבו. כשאת ממוקדת וחושבת ביצירתיות – הפתרונות מגיעים.
3. משימה בלתי אפשרית – את המשימה הזאת שנתקעה ברשימה כבר הרבה מדי זמן – תעבירי לרשימת החלומות.
לא תאמיני – אבל זה עובד. העברה לרשימת החלומות היא לא עונש, היא פרס. התת מודע מבשל לאיטו את דרכי הפעולה, ויום אחד בשנה הקרובה תמצאי את עצמך מסמנת וי ענק גם עליה!
תראי מה משתתפת בסדנת כתיבת חזון שנתי כתבה לי:
"והנה באמת אנחנו פה שנה אחרי, ואני יכולה להגיד שזה פשוט מדהים!! כתבתי לעצמי דברים שאחרי שסגרתי צחקתי על עצמי, ועכשיו כשפתחתי אני באמת צוחקת אבל מסוג אחר:) כתבתי דברים שחשבתי שיכול לקחת להם יותר משנה אבל כנראה טעיתי, ובאמת למדתי מזה דבר עצום: שגם אם אני חושבת לעצמי שאני לא אצליח כ"כ מהר להגשים את החלומות, לא להרים ידיים כ"כ מהר!! כי באמת עם קצת כח הרצון בסוף הכל אפשרי!"
שיהיה לך בהצלחה בפרויקט דחית המשימות!
מהמם! איזו גישה מיוחדת חדשנית ומסקרנת לדחיינות