איזה כיף שאת איתנו : )

לא מצליחה לומר "לא": המדריך לאסרטיביות נכונה

גיטי ויספלד, יועצת ארגונית

איך מתמודדים עם בקשות שכמנהלת / מורה / ראש צוות את לא יכולה לתת להן מענה?

מדריך למנהלת שצריכה / רוצה להציב גבולות.

המנהלת בדורנו נדרשת להיות זמינה, נגישה ויעילה.

לעיתים, הפניות אליה כל כך גדולות עד שהיא מוצאת את עצמה מוצפת בבקשות, רבות מהן סותרות או בלתי אפשריות לביצוע.

אז איך מנהלת יכולה להציב גבולות בצורה אסרטיבית, מבלי לפגוע ביחסים המקצועיים?

כל כך הרבה מנהלות מתמודדות עם המקום הלא פשוט הזה, של אי יכולת לספק מענה לכלל הבקשות ולכלל העובדים.

הבקשה הקלאסית היא – הגדלת השכר, לאחריה קידום והטבת התנאים, ובסוף – הודעות על היעדרויות ואיחורים הפוגעים בסדר היום ובתפוקת העבודה.

אבל לפני הכל – למה בכלל לומר לא? מה הסיבות הקלאסיות לסירוב?

  • הגנה על הזמן: סירוב לבקשות שאינן דחופות מאפשר למנהלת להתמקד במשימות החשובות ביותר.
  • שמירה על איזון: איזון אישי למנהלת סירוב לבקשות יכול לעזור למנהלת לשמור על איזון בין החיים המקצועיים והפרטיים, או איזון במצבת העובדים.
  • מניעת עומס יתר: עומס יתר עלול לפגוע בביצועים וברווחה הנפשית של המנהלת ו/או של אנשים אחרים בצוות.
  • הגנה על איכות העבודה: סירוב לבקשות שאינן עולות בקנה אחד עם הסטנדרטים של המנהלת מאפשר לה לשמור על רמה גבוהה של איכות בעבודה.

האתגר של הסירוב

הסירוב לבקשה, גם אם היא אינה אפשרית לביצוע, עשוי להיתפס כשלילי או כסימן לחוסר שיתוף פעולה. עם זאת, היכולת לסרב בבירור ובנימוס היא מיומנות ניהולית חיונית. סירוב אסרטיבי מאפשר לשמור על גבולות בריאים, למנוע עומס יתר ולשמור על מערכת יחסים מקצועית חיובית.

כלי אסרטיביות למנהלת (ולכל מי שאחראית על אנשים תחתיה)

חשוב: קודם כל לנסות להתכנס לרגע ולהבין את המצב של העובדת, ממש להכנס לראש ולחוויה שלה לפני השיחה או במהלכה.

  • הקשבה פעילה – לפני שמסרבים, חשוב להקשיב בקשב מלא לבקשה. הדבר מעיד על כבוד כלפי העובד/הספק/הלקוח ומאפשר הבנה מעמיקה של הצרכים שלו.
  • הבעת אמפתיה – הביע הבנה לצורך של המבקש, גם אם אינך יכולה לענות על בקשתו. למשל, "אני מבין שאתה רוצה שהפרויקט הזה יסתיים מהר ככל האפשר, אבל…"
  • שיקוף – פראפרזה- חזרה על תוכן הבקשה, כדאי להשתמש במילים : אני מבינה מאד שחשוב לך לראות קידום/שהבנת שאחרי שנה תהיה העלאה בשכר.
  • הסבר ברור לסירוב – שימוש במילים – הייתי ממש רוצה ושמחה להיענות/לעזור, אבל כרגע זה לא אפשרי כי…. או: כרגע אין יכולת והייתי גם שמחה להסביר מדוע, אבל גם לזה אין אפשרות. ומיד לשלב הבא –
  • הצעת חלופות – אם אפשר, הצע חלופות או פתרונות חלקיים. הדבר מעיד על נכונות לשתף פעולה ולמצוא פתרונות יצירתיים.
  • שמירה על קשר עין – שמירת קשר עין מעבירה מסר של ביטחון עצמי ואסרטיביות.
  • שימוש ב"אני" במקום "אתה" – התמקדות בתחושות שלך ובסיבות שלך לסירוב, במקום להאשים את המבקש. למשל, "אני מרגיש שהעומס הנוכחי לא מאפשר לי לקחת על עצמי משימה נוספת".
  • הבטחה – שיחת אמון עם העובדת/המבקש: מה שחשוב שתדעי, שאני על זה, שזה נמצא לי בראש ואני ממש אחשוב איך ומתי בכל זאת למצוא פתרון.
  • הבעת אמון לסמכות – המנהלת תציין לעובדת שהיא מבקשת לסמוך עליה ועל ההחלטה הנקודתית למרות שהסירוב גורם לתסכול/ לכעס/ לפגיעה מן הסתם. "אני בטוחה שאת מאמינה שאכפת לי, ואני איתך, וממש אעשה מאמץ וכו'…".

מיומנויות ניהול הכרחיות מול עובדים ולקוחות –

עוד לפני שאנחנו נדרשים לענות לשאלה / דרישה עצמה, הנה כמה מיומנויות הכרחיות שימנעו את הקונפליקט, ו/או את הצורך לסרב.

1. בניית מערכת יחסים מבוססת אמון: מערכת יחסים חזקה מבוססת על אמון תקל על המנהלת להציב גבולות.

2. הגדרת ציפיות ברורות: הגדרת ציפיות ברורות מראש תמנע אי הבנות ותקל על המנהלת לסרב לבקשות שאינן עולות בקנה אחד עם הציפיות הללו.

3. פיתוח אסטרטגיה לניהול זמן: ניהול זמן יעיל מאפשר למנהלת להקדיש את זמנה למשימות החשובות ביותר ולסרב לבקשות שאינן דחופות או קריטיות.

4. תרגול אמירת "לא": התרגול של אמירת "לא" בצורה אסרטיבית הוא חיוני. ככל שהמנהלת תתרגל יותר, כך יהיה לה קל יותר לעשות זאת.

לסיכום

היכולת לסרב לבקשות בצורה אסרטיבית היא מיומנות חיונית לכל מנהלת. על ידי שימוש בכלים הנכונים ופיתוח מיומנויות ניהול מתאימות, ניתן להציב גבולות בצורה ברורה ומכבדת, תוך שמירה על מערכות יחסים מקצועיות חיוביות.

בטור הבא: איך לשמור על מוטיבציה גם כשאני נאלצת לסרב? למרות התסכול שהוא גורם לעובדת/למבקשת.


אמא מנהיגה:

איך תסרבי לבקשות של הילדים בבית?

בקשות מהילדים זה דבר שקורה כל הזמן. מבקשות של איחור זמן השינה, היעדרות מלימודים,

ועד לבקשות רכש כאלה ואחרות שאת מרגישה שאת צריכה להוציא בשבילם משכנתא מיוחדת..

שימוש בשיטת הניהול לעיל שכוללת את משולש העקרונות החשובים:

  1. הקשבה פעילה ושיקוף 2. הודעת סירוב עם הסבר קצר בשפת האני 3. הצעת חלופות / הבטחה לניסיון מענה בהמשך .

חשוב לדעת עקרון מאד חשוב:

סירוב לילדים / לבני משפחה / לשכנה וכמובן לעובדת – מסב להם תסכול.

סירוב גורם לתחושה אצל המבקש שלא ראו אותו, מפר את השליטה בחייו, ובאופן כללי גורם לאי נוחות.

כאמא מנהיגה אני חייבת להיות מוכנה לכך שהילדים יחוו תסכול, להתאמץ לנשום עמוק ולהסתכל על הסיטואציה בשלווה.

לא בהצטדקות, לא בשיפוטיות ובניהול אחרים ולא בבריחה.

זוהי עבודת חיים, אבל אפשרית אפילו… מול מתבגרים.

ככל שתמעיטי במלל, אבל תשקיעי בקשר עין, באמפטיה, ובחיבוק אם אפשר – תראי תוצאות טובות יותר בס"ד.

גיטי ויספלד היא יועצת ארגונית, מנחת קבוצות, ומנהלת 'מחלף' לפיתוח ארגוני לארגונים וחברות.

למידע על הקורס הייחודי להנחיית קבוצות כאן

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

לוח חם

מחפשת פעילות שתסגור לך את הפינה? ערכת יצירה לכיתה? לצוות? לבת מצווה? קבלי 10% הנחה באתר של "הרמוניה" ערכות יצירה מדהימות לכל גיל! בלחיצה פה תראי את הקופון שלנו >>>

אולי יעניין אותך גם?

קניות

ליידיס – כשאופנה ונוחות מאפשרות לך להצליח

ליידיס

השדכן – המיזם שסגר כבר עשרות שידוכים!

השדכן

חכמת ההמונות

רטיבות באוזן, מכירה?

יעל

אמא ל-15

"חשבתי שמשפחות גדולות הן מתכון לכאוס"

אסנת פוקס