מיילים – מתי את עונה?

כמה טיפים ממישהי מנוסה מאוד:
א. תפתחי תווית למיילים שטופלו, וכל מייל שאת מסיימת לטפל בו תעבירי לשם. ככה בדואר הנכנס יש לך רק את מה שדורש טיפול.
ב. אם יש לך אפשרות- מאוד כדאי להשתמש באאוטלוק. שם את יכולה למיין את התצוגה לפי שולח. זה מאוד שימושי, כי כשאת באה לענות את רואה את כל מה שהגיע מאותו שולח.
ג. מיילים שדורשים ממך עד דקה בשביל לטפל ולענות- תעשי מייד ואל תדחי. מיילים שדורשים ממך יותר זמן, תסמני בכוכב/ בדגל ותחזרי לזה כשיהיה לך יותר זמן.
ד. תצאי מקבוצות ומרשימות תפוצה שמעמיסות על המייל, או שתפתחי דוא"ל שלישי שמיועד רק לקבוצות ולדיוורים. ראיתי הרבה שעושות ככה וזה נראה לי רעיון טוב. (אני עצמי לא פתחתי עוד תיבה אבל כן מסירה את עצמי מרשימות וקבוצות שגוזלות את זמני ולא נותנות ערך מוסף)
ה. מי אמר שצריך לענות מייד??? זו אשלייה! המייל של העבודה כן צריך להיות מטופל באופן יומיומי (וגם כן, בלי לחץ, לכל אחד מאנשי הקשר שלך יש פה ושם ימים שבהם הוא פתאום לא עונה, גם לך מותר), המייל האישי- את יכולה להיכנס פעם בשבוע ולענות. וגם אם יש שרשור מזל טוב וכדו', מה יקרה אם תגיבי אחרי שבוע? ומי שצריך ממך משהו דחוף, כבר יתקשר. זה בדוק ומנוסה.
בהצלחה!!!

אני מכירה מישהו באופן אישי שעובד בעבודה חוצת גבולות, הוא יכול למעשה כל היום רק לעבוד. משהו בענק. אבל קבע לעצמו כלל בעניין המייל: זמן קבוע לקרוא, לטפל ולהגיב. מה שצריך לקרוא ולענות נעשה מיד. מה שצריך טיפול, עובר למחלקת הטיפול, בעיקר בענייני עבודה. שאר היום הוא אדיש למיילים. לא פותח לא קורא. זה מדהים! כי הרבה אחרים שעובדים בעבודה זהה לשלו כמעט מכורים למייל. בטוחים שבלי להיות צמודים יפסידו הרבה. זה ממש לא. כל מכריו כבר יודעים שהוא לא עונה מיד כי לא תמיד רואה מיד אבל תמיד המייל יטופל וייענה בהמשך כי יש זמן מוגדר לטיפול ולענה במיילים ואין משהו אחר בזמן הזה. הוא לא מפסיד כלום. בעבודה הרבה פחות תובענית משלו אני יכולה רק לקנא ומכסימום לסגל לעצמי את ההרגל המבורך הזה. אולי תנסי. אני עוד חולמת על זה.

הי
אני בעבודה שלי מתנהלת בצורה הזו (בזמנים שיש לי כח לנהל את עצמי)
וזה ממש יעיל וטוב:
1. אני כל בוקר פותחת את היום בלהשיב למיילים בצורה הזו:
– מייל שדורש פחות מ- 5 דקות טיפול – מטופל מיד.
– מייל שדורש יותר מזה – עובר לרשימת המשימות להמשך היום / לימים שאחרי
לפעמים משאירה את המייל כלא נקרא כדי שיבלוט לי ולפעמים לא, זה תלוי באותה תקופה למה אני יותר ערנית – למייל או לרשימת המשימות.
אבל עדיף שזה יהיה במקום אחד ולא בשניהם – כי כשמנהלים 2 רשימות משימות (תיבת המייל ורשימה) – הדברים פחות מוחזקים ויותר מתפספסים.
– אם זה משהו שיקח יותר זמן, אפשר גם לכתוב משהו כמו – ראיתי את ההודעה ואטפל בימים הקרובים או משהו בסגנון, לתת התייחסות גם אם אין אפשרות לטפל באופן מיידי.

2. רשימות תפוצה / קבוצות וכדו' – נמצאות אך ורק בתווית של קידומי מכירות / פורומים / רשתות חברתיות, בשום אופן לא במייל הרגיל, כי אז אין סיכוי לנהל נכון את המיילים הנכנסים!
ורשימות תפוצה שלא רלונטיות לך – תצאי מהן! פשוט תבקשי הסרה.

3. לגבי מיילים שמגיעים בהמשך היום, עדיין לא מצאתי נוסחה מדוייקת, כי לי באופן אישי קשה לראות מייל ולא לקרוא.
אבל בעקרון כדאי להתאמן לא לעצור באמצע משימה כי הגיע מייל, וכשסיימת משימה ואת שוקלת לאיזו משימה לעבור – אפשר לעבור על המייל ולראות שאין משהו דחוף.

מקוה שהועלתי.
בהצלחה רבה!