בעונה הזו אני תמיד מקבלת טלפונים שנראים כך בדיוק:
שלום, הגעתי לגיטי ויספלד? את יועצת ארגונית?
ואז אני בטוחה שאקבל הזמנה לסדנה או הרצאה על ניהול זמן בערב פסח, אולי הזמנה להרצאה או סדנה בנושא איזון בית עבודה- וורק לייף באלאנס, שאני אוהבת לקרוא לנושא הזה בקיצור קליט : WLB –
אבל לפעמים השיחה מפתיעה ואני שומעת מעבר לקו הזמנה ל… סידור ארונות : )
זה בדיוק הזמן שלי להציג את עצמי נכון ולרומם את תדמית המקצוע ולהסביר שאני יועצת ארגונית לארגונים ולא לארונות…
ולסיכום, מבקשת בקריצה שישלחו גם אלי את מסדרת הארונות המדופלמת, כשימצאו אותה.
בקיצור,
אחת ההרצאות והסדנאות המוזמנות אצלי במיוחד בתקופות אלו, היא הרצאה על ניהול אנרגיה, בה אני מעבירה 5 עקרונות מאד ישימים, וזכירים לניהול משימות.
בעקרון 2 – שנקרא מיקור חוץ – אני מלמדת להשתמש במקורות חיצוניים לעזרה, או בשפת הייעוץ הארגוני: האצלת סמכויות.
חשוב להבין שמיקור חוץ אינו רק האצלת סמכויות, אלא שימוש במקורות נוספים שיכולים לקדם את המשימות שלנו.
לפעמים הם אכן אנשים בסביבה שלנו, כמו העובדים שלנו או בבית – הילדים שיכולים להושיט יד, ולעיתים אלו יהיו ספקים כמו אנשי מקצוע שונים או אפילו – משלוחנים.
מנהלת חברה אחת שעבדתי איתה, שיתפה אותי בהתלבטות לגבי הגדרת התפקיד של אחד העובדות, והתייעצה האם יש צורך להוסיף סעיף להגדרה, כי מבחינתה תפיסת התפקיד צריכה להיות כזו שכוללת את הסעיף הזה, מדובר בהגדרת תפקיד של מנהלת המשרד שלה.
ולמה היא התעוררה לזה?
כי יום אחד היא ביקשה ממנהלת המשרד לגשת לעירייה ולשלשל שם מעטפה לתיבת המכרזים, העובדת התחמקה בטענה שיש לה שולחן מלא עבודה ופחות נוח לה לצאת ביום גשום כזה, ועוד שלל תירוצים.
מנהלת החברה כעסה ממש. מבחינתה, זה חלק מהתפקיד, זמן ההגשה למכרז הוא עד שעה מאד מסוימת, ולאחריה כל העבודה הרבה והקשה של מילוי קולות קוראים וחוברות המכרזים עלול לרדת לטמיון.
בהחלטה של רגע, היא מצאה את עצמה יוצאת במלוא כבודה, ונסעה לעירייה. הדרכים היו גשומות ופקוקות, הכבישים והרוכבים בהם, התנהגו כאילו זה הגשם הראשון במדינה, והתסכול של המנהלת רק עלה כשחזרה למשרדים אחרי הפסד של כמה שעות יקרות.
ואז היא קצת הבינה במה מדובר…
אחרי זה, כשבדקתי איתה אם היתה רוצה לשלם על זמן עבודה כזה של מנהלת המשרד שלה, היא התלבטה, אבל מצד שני טענה שהיא בכל זאת ציפתה שהעובדת תתגייס למשימה.
בחרתי לענות לה בדוגמה פשוטה של ניהול משימות שאקטואלית בדיוק לשבוע זה, והיא דווקא מהעולם הפרטי של ניהול הבית בתקופה הזו, הסיפור של אשה שמנהלת בית:
מכירים את זה ש'עברתם' על ארונות הבגדים לפסח, ובלי עין הרע את מוצאת את עצמך עם מלאי של שקיות אשפה גדושות המכילות בגדים לגמ"ח?
בהתרגשות רבה את מבקשת מהסביבה הקרובה, קרי, המשפחה הגרעינית, קרי, הילדים או בעלך לבצע סיבוב קצר לגמ"ח הקרוב.
את סופקת כפיים בסיפוק, כי כבר קרה שהגעתם לגמ"ח מאוחר מדי, ושלט גדול קידם את פניך והודיע שאין להניח בגדים אחרי התאריך של כ"ח באדר. והשקיות חזרו אליך עד אחרי פסח, תפסו לך מקום יקר בבית ותסכלו אותך מאד מאד.
בשנה שאחר מכן, הגענו לתחילת הדוגמה – את מתארגנת ממש מוקדם, והשקיות משום מה מטיילות ברחבי הבית, כל ה'עובדים' מתחמקים מלקחת אותם לגמ"ח כי לא בדיוק מסתדר להם, והתסכול שלך חוזר.
מה תעשי?
סיפרתי למנהלת שבשנה אחת כזו, בשלב של תסכול, הרמתי טלפון למשלוחן והתברר שעלות ההרפתקה היא סה"כ 30 שקלים, ובא לציון גואל.
מאותו רגע תרגמתי את הפתרון הזה למיקור חוץ גם בעבודה –
ואני מציעה למנהלים ולעצמי למצוא פתרונות יצירתיים, ובאופן ספציפי יותר – אחד העזרים המשמעותיים בעיני זה להשתמש במשלוחנים.
נפתח לפני עולם חדש, כשגיליתי שיש שירות משלוחנים המורשים להגיע אף לרשויות מסווגות כמו בנקים ובית המשפט, ולהיכנס עם המסמכים הדרושים. הם חתומים על ייפוי כח ורגולציה נוספת וגובים ממך רק כ-30-80 ש"ח ובעיקר חוסכים זמן כל כך יקר ומשמעותי.
ניהול כזה הוא לא רק חסכון בזמן –
אלא גם ניהול אנרגיה נכון.
במקום להתרעם על העובדת, זה מייתר את הכעס והעימות, ומאפשר לשבת לשיחה רגועה על הגדרת התפקיד מול תפיסת התפקיד. ולבדוק האם אכן אפשר להרחיב את התפיסה והאם בכלל זה כדאי.
אמא מנהיגה?
גם בבית, חפשי את הרעיונות היצירתיים שיורידו עול ממך ומבני הבית, היעזרי ב"מיקור חוץ" כשזה אפשרי, וכן, גם במשלוחנים. את צריכה להחזיר בגד לחנות במרכז העיר? במקום לבזבז שעתיים על נסיעה הלוך חזור, אולי משלוחן יוכל לבצע את זה במקומך בעלות אפסית?
תחשבי על זה : )
הכנות נעימות לפסח!
גיטי ויספלד היא יועצת ארגונית, מנחת קבוצות, ומנהלת 'מחלף' לפיתוח ארגוני לארגונים וחברות.
למידע על הקורס הייחודי להנחיית קבוצות כאן
! תציצי בעמוד הקופונים שלנו, ולכי להתפנק לחג : )
